Занести данные в базу в зависимости от времени

Всем привет!
Суть вопроса вот в чем. Пользователь (зарегистрированный через login) раз в год должен сдавать индивидуальный годовой отчет. В течении какого то времени, условно пусть, год он может его поправить, отредактировать, удалить. По истечении срока редакция старого отчета запрещается и создается новый отчет за следующий год.
Не очень понимаю, как реализовать это. Куда копать? Как поставить запрет на редактирование по истечении какого то срока.
Сейчас данные вносятся в базу в таблицу через formit, там же в форме редактируются. Условно например, проверяется дата, если 31.12.2016 — то можно еще отредактировать данные в formit, подставляются placeholder из записи пользователя. Если же 01.01.2017 (условно, дату надо задавать) — то formit обнуляется, не берет placeholder из старой записи из базы и создается новая запись, привязанная к этому же пользователю.
Просто не понимаю, где сделать эту проверку.
Сейчас у меня обращение к формит с подгрузкой данных идет по ссылке, через сниппет.
Его код:

<?php
$userid = $modx->user->id;
$where = array(
        'created_by' => $userid,
        <b>ДАТУ???????.</b>
    );
$res = $modx->getObject('VogMuzei', $where);
if (!is_object($res))
{
return false;
}
$output = $res->get('id');
return $output;

Предполагаю добавить что-то типа:

$where = array(
        'created_by' => $userid,
AND date>=21.01.2017
    );

Но это конечно коряво и не будет работать… Помогите, пожалуйста, как написать правильно и что делать…
Спасибо.